רשת המזרונים שהתעוררה

שמעו סיפור יפה, מהימים האחרונים.

ביתי מתחילה שנה שנייה בטכניון. לכבוד האירוע המשמח, שכרנו לה חדר בדירה יפה ומרווחת עם שותפים נחמדים. אלא שמסתבר שהריהוט בחדר לא כולל מזרן. חיפשנו היכן לרכוש מזרן ומצאנו את מבוקשנו בחנות בנס ציונה. בבוקר יום שישי מנומנם, קמים בבוקר ומעמיסים את "כל הבית" על הרכב, בכדי להעביר לחיפה. עוברים בדרך בחנות המזרנים, בוחרים את המזרן המתאים ומתיישבים לשלם.

אותגרנו!

ואז מתחיל ה"סרט".. המוכר (בחור מבוגר, מאוד נחמד ואדיב) ממלא טופס בפנקס ההזמנות. לאחר מכן, הוא "מגהץ" את כרטיס האשראי, ממלא טופס שני בפנקס הקבלות ואז טופס שלישי בפנקס תעודות המשלוח. כן, כן – 3 פנקסים, 3 טפסים + פתק של הכרטיס אשראי. והכול סביב רכישת מזרן פשוטה. כמה מזרנים כאלה נמכרים שם ביום? כמה התעסקות זו עם הטפסים?

פניתי אליו ושאלתי "למה אתם לא ממחשבים את הנושא בקלות?"

תשובתו הייתה "הבעלים יושב שם על הספסל, גש ותציע לו, אני אישית אשמח".

ניגשתי, הצגתי עצמי והצעתי פתרון מייעל, באמצעות שרותי חברת פאזל.

רק שתבינו, מדובר ברשת חנויות. בסוף כל חודש, הנהלת החשבונות של הרשת מקבלת את כל הפנקסים האלה ומזינה אותם למחשב, בכדי להפיק חשבונית מס ולנהל מלאי. הסתבר, שהם משקיעים בכך כמה שעות עבודה בכל חודש ומחזיקים בשביל עבודה זו שתי פקידות.

לשמחתי, הבעלים של הרשת הביע עניין רב בדבריי. בשיחה איתו עלו חששות שונים שהיו לו מעצם השינוי באופן העבודה. בין השאר, שמעתי ממנו דברים כמו "אין לי זמן לכל זה עכשיו". "האמת, גם לא ברור לי במה בדיוק זה יהיה כרוך". אחרי כמה הסברים ולאור נכונותו ורצונו "לשמוע עוד", הוא הציג לי אתגר: "אם תשכנע אותי בהצעת מחיר קונקרטית, שהשינוי מהיר, לא מסורבל מדי, מחזיר את ההשקעה במהירות וגם לא יקר, ייתכן שיש לך לקוח חדש!".

 כך פתרנו

נערכתי בהתאם עם הצעה, הסכמנו סופית על הפרטים, ותוך זמן לא רב, הפרויקט הקטן אך החשוב הזה יצא לדרך. בתוך זמן קצר, חיבורים שנדרשו בין מערכות בוצעו במהירות (תודות למעל ל-30 שנות הניסיון שלרשותנו, בהיקף סביבות ותחומים רחב). צוות פאזל החליף את טפסי הנייר במערכות ממוחשבות ותהליכים ידניים עברו אוטומציה.

התוצאות

הייעול שהתקבל הוא חד משמעי וברור והוא מתבטא כיום בחסכון בכסף, זמן, טרחה, טעויות אנוש ועוד. כל הטפסים יוצאים ללא נייר, היישר לאימייל (ואם רוצים, גם בנייר) והמערכות פועלות עם אפס תקלות. מספר הפקידות שנדרשות לטיפול בכל ה"טופסיאדה" הצטמצם והפקידות שנותרו עושות כיום יותר. הן יעילות מבעבר, פנויות לנושאים חשובים יותר וכמובן, מוציאות פחות זמן על טיפול במשימות שמוחשבו.

והמסקנה

כדאי לכל עסק להשקיע במחשוב תהליכים מבוססי ניירת, אם הוא רוצה להחזיק מעמד בתחרות, להתייעל ובוודאי בכדי לפרוץ דרך מול המתחרים.